Tomado de: http://www.archivogeneral.gov.co/ (en linea)
Tablas de Valoración Documental
Para la elaboración de las TVD, los documentos de los Fondos Acumulados, se deben analizar desde estas perspectivas:
1. Como testimonio de la entidad.
2. Actuación de los documentos en la administración.
3. Documentos en conjunto para cada dependencia.
Siguiendo las directrices del Archivo General de la Nación AGN en su Reglamento General de Archivos para Colombia, se define valoración documental como: “proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo”.
1. Como testimonio de la entidad.
2. Actuación de los documentos en la administración.
3. Documentos en conjunto para cada dependencia.
Siguiendo las directrices del Archivo General de la Nación AGN en su Reglamento General de Archivos para Colombia, se define valoración documental como: “proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo”.
Tablas de Retención Documental
Base Teórica
Las Tablas de Retención Documental se definen como un listado de series o tipos documentales a los cuales se les da un tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital, además de determinar su destino después de terminada su vigencia.
INTRODUCCIÓN
Cuando es publicada la ley 80 de 1989 las Tablas de Retención Documental Empiezan a tomar cierta importancia y a ser una de las grandes metas para todas las entidades del estado tanto públicas como privadas. A partir de ahí las entidades ordenadas por el gobierno nacional tienen un tiempo prudente para iniciar las tranferencias documentales y así empezar a salvaguardar la documentación del estado guiados por entes y profesionales del area internacionalmente.
Por lo anterior el Archivo General de la Nación inicia un acompañamiento y a la fecha muchas de las instituciones cuentan con Tablas de Retención Documental debidamente aprobadas y estandarizadas.
Pero antes de eso a partir del acuerdo 039 de 2002 nacen tambien las Tablas de Valoración Documental puesto que la información a la que no se le habia aplicado esta tabla estaría sin ningún criterio archivístico que es lo que le llamamos: Fondos acomulados.
A partir de lo anterior, lo que se pretende mostrar en este espacio es la promulgación de términos importantes a la hora de querer aplicar y crear Tablas de Retención documental. Tambien se pretende apoyar la elaboración de Tablas de Retención Documental y los criterios que se deben de tener a la hora de querer aplicar la normatividad a nuestra entidad.
Si deseas conocer más información puedes consultar la página del Archivo General de la Nación (Colombia) donde podrás encontrar la información necesaria sobre el tema:
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